Scris de DG Advisory · RoFlandra · Verificat: 30 septembrie 2026 · 10 min de citit
Factura (factuur) este documentul prin care îi ceri clientului banii pentru un bun sau un serviciu. Ca independent cu număr de btw (TVA-ul belgian), o emiți când lucrezi pentru o firmă sau pentru o altă persoană juridică. Din 1 ianuarie 2026, factura către o firmă belgiană cu btw e o factură electronică structurată, trimisă de regulă prin Peppol. Un PDF trimis pe e-mail nu mai ajunge.
| Situația ta | Ce faci | De când |
|---|---|---|
| Facturezi unei firme belgiene cu btw | Trimiți o factură electronică structurată, prin Peppol | 1 ianuarie 2026 |
| Ești în vrijstellingsregeling (scutirea de btw pentru firmele mici, până la 25.000 de euro pe an) | Obligația Peppol te privește și pe tine, în principiu | 1 ianuarie 2026 |
| Lucrezi doar pentru persoane fizice | Pentru facturile către ele nu ai obligația Peppol, dar trebuie să poți primi prin Peppol facturile furnizorilor belgieni | 1 ianuarie 2026 |
| Facturezi unei instituții publice | Factură electronică prin Peppol | contractele publicate după 1 martie 2024, de regulă de la 3.000 de euro fără btw |
| Nu trimiți facturi firmelor belgiene cu btw și nici nu primești de la ele | Obligația Peppol nu se aplică | nu e cazul |
Perioada de toleranță din primele trei luni din 2026 s-a încheiat. Dacă nu ai un program care trimite și primește facturi prin Peppol, amenda e de 1.500 de euro la prima abatere.
Potrivit FOD Financiën, dacă emiți sau nu factură depinde de tipul clientului. Emiți factură când vinzi, în cadrul meseriei, unei firme cu btw sau unei persoane juridice fără btw.
Când vinzi unei persoane fizice pentru uzul ei privat, factura nu e obligatorie. Dacă nu o emiți, treci încasarea în registrul de încasări (dagboek van ontvangsten). Poți trece totalul încasărilor o dată pe zi. Un bun cu prețul unitar de peste 250 de euro, cu btw inclus, îl treci separat.
Unele lucrări cer factură chiar dacă clientul e o persoană fizică:
Emiți factura cel târziu pe 15 ale lunii care urmează lunii în care a avut loc operațiunea (livrarea sau sfârșitul serviciului). De regulă, atunci devine datorat btw-ul. Există și excepții (FOD Financiën).
Un exemplu: termini un serviciu pe 20 octombrie 2026. Factura pleacă cel târziu pe 15 noiembrie 2026.
Pe factură scrii cel puțin data, un număr de ordine (volgnummer) și, dacă e cazul, numărul de btw al tău și al clientului (e-factuur). Paginile FOD Financiën nu dau lista completă a mențiunilor obligatorii. Lista completă ți-o confirmă contabilul (boekhouder), când îți verifici modelul de factură la început; vezi ghidul despre boekhouder.
Uneori plata btw-ului trece la client (btw verlegd, taxare inversă). Atunci pe factură scrie cel puțin „btw verlegd” sau „verlegging van heffing” (e-factuur, întrebări frecvente). Legea cere și o mențiune mai lungă. Formularea ei o iei de la contabil.
În vrijstellingsregeling nu pui btw pe factură, dar păstrezi obligații de facturare (FOD Financiën). Formularea exactă a mențiunii de scutire nu apare pe pagina oficială. O ceri contabilului.
Fiecare factură primește un număr de ordine. Ca firmă cu btw, ții cel puțin un registru pentru facturile și notele de credit primite și unul pentru cele emise (FOD Financiën). Dacă vinzi fără factură persoanelor fizice, ții și registrul de încasări. Tot ce scrii în registre se sprijină pe un document justificativ.
Regimurile speciale, ca vrijstellingsregeling, au abateri și uneori ajunge o contabilitate simplificată. Ce ți se aplică ție stabilești cu contabilul, vezi ghidul despre boekhouder.
Nota de credit (creditnota) este documentul care modifică o factură deja emisă și trimite clar la ea. Dacă factura inițială a plecat prin Peppol, nota de credit pleacă la fel, prin Peppol (e-factuur, întrebări frecvente). Dacă factura inițială era un PDF, nota de credit poate fi și ea PDF, dacă clientul acceptă.
Păstrezi facturile, copiile lor, registrele și celelalte documente 10 ani (FOD Financiën). Pentru facturi, cei 10 ani curg de la 1 ianuarie a anului de după emitere. Pentru registre, de la 1 ianuarie a anului de după închiderea lor.
Factura electronică structurată primită o păstrezi pe toată perioada. Trebuie să o poți arăta oricând într-o formă ușor de citit, de pildă un PDF sau un program de vizualizare (e-factuur, întrebări frecvente).
Factura electronică structurată este o factură pe care programul tău o trimite direct în programul clientului. Nu e o imagine a facturii, ci un fișier cu date pe care calculatorul le citește singur. Din 1 ianuarie 2026, toate firmele belgiene cu btw o folosesc între ele (e-factuur).
Fișierul circulă prin Peppol, o rețea securizată între programe de facturare. Seamănă cu o rețea de telefonie: tu te conectezi prin programul tău, clientul prin al lui. Peppol e canalul de regulă. Alt canal merge doar dacă tu și clientul vă înțelegeți și respectați norma europeană EN16931.
Un PDF trimis pe e-mail sau încărcat pe o platformă nu mai ține loc de factură între firme. Poți trimite în plus un PDF, dacă vrei, dar legea cere doar factura structurată (e-factuur, întrebări frecvente). Clientul nu îți poate refuza factura pentru că lipsește PDF-ul. Anexele pleacă pe același canal, nu separat pe e-mail.
Obligația te privește dacă ai un număr de btw activ (e-factuur). Excepțiile sunt puține:
| Situația | Trimiți prin Peppol? | Primești prin Peppol? |
|---|---|---|
| Firmă belgiană cu btw, regim obișnuit | Da | Da |
| Vrijstellingsregeling | Da, în principiu | Da |
| Doar clienți persoane fizice | Nu, pentru facturile către ei | Da |
| Doar activități scutite de articolul 44 din Codul btw | Nu | Nu |
| Firmă în faliment | Nu | Da |
| Regimul forfetar de btw, care dispare cel târziu la 1 ianuarie 2028 | Nu | Da |
| Firmă fără sediu în Belgia, doar înregistrată aici pentru btw | Nu | Nu |
Pe 7 aprilie 2026, FOD Financiën a precizat că și firmele în vrijstellingsregeling intră, în principiu, sub obligație (e-factuur). În presă apăruse altă interpretare. Am urmat pagina oficială.
Dacă una dintre cele două părți nu are btw, obligația nu se aplică între ele. Statutul clientului îl vezi în KBO, registrul belgian al firmelor: la rubrica Hoedanigheden (calități) scrie „Onderworpen aan btw”. Vezi și ghidul KBO.
Dacă clientul nu poate primi tehnic o factură structurată, nu ești obligat să i-o trimiți (e-factuur). Emiți totuși factura, pe hârtie sau ca PDF. Clientul trebuie să se pună la punct cât mai repede.
Dacă furnizorul tău nu e pregătit, poți refuza factura. Îți păstrezi dreptul de deducere a btw-ului și pe baza unei facturi PDF sau pe hârtie (e-factuur, întrebări frecvente). Furnizorul e cel care riscă amenda.
Primele trei luni din 2026 au fost o perioadă de toleranță (e-factuur). FOD Financiën a anunțat că nu dă amenzi în primele trei luni din 2026 firmelor care arată că s-au pregătit la timp. Pe 7 aprilie 2026, administrația a anunțat că perioada s-a încheiat. O toleranță separată pentru autofacturare (self-billing, factura emisă de client în locul tău) a ținut până pe 30 iunie 2026.
| Abaterea | Amenda |
|---|---|
| Nu ai mijloacele tehnice să trimiți și să primești facturi structurate, prima dată | 1.500 de euro |
| A doua abatere | 3.000 de euro |
| Următoarele abateri | 5.000 de euro |
| Factura lipsește, îi lipsesc mențiuni obligatorii sau are greșeli | Amendă proporțională, după tabelul C din Decretul regal nr. 41 |
| Factura pleacă după termen | Amendă fixă, după Decretul regal nr. 44 |
O abatere contează ca a doua doar dacă administrația o constată la cel puțin trei luni după cea amendată înainte (e-factuur, întrebări frecvente). În cazuri excepționale, administrația poate renunța la amendă după o analiză a dosarului tău.
Statul a prevăzut două măsuri fiscale pentru firmele mici și independenți (e-factuur):
Plătești în plus la un abonament pentru facturarea electronică? Suplimentul se deduce 120% doar dacă apare separat pe factură. Cum aplici deducerile în declarația ta, verifică cu contabilul; vezi ghidul despre boekhouder.
Ai nevoie de un program conectat la Peppol, care trimite și primește facturi structurate. Word sau Excel nu ajung. FOD Financiën publică o listă de programe conforme. Lista nu e o recomandare: statul nu evaluează și nu recomandă niciun produs.
Înainte să alegi, întreabă:
Dacă un contabil îți face facturile, stabilești soluția împreună cu el (e-factuur).
În 2026, datele facturii nu pleacă încă spre administrație. Raportarea electronică (e-reporting) e în acordul de guvernare federal 2025-2029, cu ținta 2028 (e-factuur, întrebări frecvente). Nu e încă lege. Când va intra în vigoare, va înlocui lista anuală a clienților.
Către o firmă belgiană cu btw, nu: factura cerută de lege e cea structurată, prin Peppol. Către persoane fizice sau clienți din alte țări, PDF-ul merge, dacă clientul e de acord.
Nu, în principiu. FOD Financiën a confirmat pe 7 aprilie 2026 că obligația te privește și pe tine.
Da, pentru facturile pe care le primești de la furnizori belgieni. Pentru facturile tale către persoane fizice, nu.
Emiți o notă de credit (creditnota) care trimite clar la factura greșită. Dacă factura a plecat prin Peppol, și nota de credit pleacă prin Peppol.
Cel târziu pe 15 ale lunii de după livrare sau de după terminarea serviciului.
10 ani, de la 1 ianuarie a anului de după emitere. Pagina FOD Financiën dă un singur termen, de 10 ani.