Geschreven door Dan Gabriel Miclos, DG Advisory · Geverifieerd: 30 september 2026 · 11 min leestijd
Een factuur is het document waarmee je je klant laat betalen voor een goed of een dienst. Als zelfstandige met een btw-nummer reik je ze uit wanneer je werkt voor een onderneming of een andere rechtspersoon. Sinds 1 januari 2026 is een factuur aan een Belgische btw-plichtige onderneming een gestructureerde elektronische factuur, in principe via Peppol. Een pdf per e-mail volstaat niet meer.
| Jouw situatie | Wat je doet | Sinds wanneer |
|---|---|---|
| Je factureert aan een Belgische btw-plichtige onderneming | Je stuurt een gestructureerde elektronische factuur via Peppol | 1 januari 2026 |
| Je valt onder de vrijstellingsregeling (btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen, tot 25.000 euro per jaar) | Ook jij valt in principe onder de Peppol-verplichting | 1 januari 2026 |
| Je werkt alleen voor particulieren | Voor je facturen aan hen geldt de Peppol-verplichting niet, maar je moet de Peppol-facturen van je Belgische leveranciers kunnen ontvangen | 1 januari 2026 |
| Je factureert aan een overheid | Elektronische factuur via Peppol | contracten gepubliceerd na 1 maart 2024, in de regel vanaf 3.000 euro excl. btw |
| Je reikt geen enkele factuur uit aan en ontvangt er geen van Belgische btw-plichtigen | De Peppol-verplichting geldt niet | niet van toepassing |
De tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. Heb je geen software die facturen via Peppol verstuurt en ontvangt, dan bedraagt de boete 1.500 euro bij een eerste overtreding.
Of je moet factureren, hangt af van je klant, zegt de FOD Financiën. Je reikt een factuur uit wanneer je in het kader van je beroep levert aan een btw-plichtige of aan een niet-btw-plichtige rechtspersoon.
Lever je aan een particulier voor privégebruik, dan is een factuur niet verplicht. Reik je er geen uit, dan schrijf je de ontvangst in het dagboek van ontvangsten. Dat mag één keer per dag als totaalbedrag. Een goed met een eenheidsprijs boven 250 euro, inclusief btw, schrijf je apart in.
Sommige handelingen vragen altijd een factuur, ook als de klant een particulier is:
Je reikt de factuur uit uiterlijk de 15de dag van de maand na de maand waarin de belastbare handeling plaatsvond. Meestal is dat de levering of het einde van de dienst, en dan wordt de btw opeisbaar. Er zijn uitzonderingen (FOD Financiën).
Een voorbeeld: je rondt een dienst af op 20 oktober 2026. De factuur vertrekt uiterlijk op 15 november 2026.
Op de factuur staan minstens een datum, een volgnummer en, indien van toepassing, jouw btw-nummer en dat van de klant (e-factuur). De pagina's van de FOD Financiën geven niet de volledige lijst van verplichte vermeldingen. Die volledige lijst bevestigt je boekhouder, wanneer je bij de start je factuursjabloon laat nakijken; zie de gids over de boekhouder.
Soms wordt de btw verlegd naar de klant (btw verlegd). Dan staat op de factuur minstens „btw verlegd” of „verlegging van heffing” (e-factuur, veelgestelde vragen). De wet vraagt ook een uitgebreide vermelding. De juiste formulering vraag je aan je boekhouder.
Onder de vrijstellingsregeling reken je geen btw aan, maar je hebt wel verplichtingen op het vlak van facturering (FOD Financiën). De exacte vermelding van de vrijstelling staat niet op de officiële pagina. Vraag ze aan je boekhouder.
Elke factuur krijgt een volgnummer. Als btw-plichtige hou je minstens een boek bij voor inkomende facturen en creditnota's, een voor uitgaande en een dagboek van ontvangsten als je zonder factuur aan particulieren verkoopt (FOD Financiën). Alles wat je inschrijft, wordt gestaafd door een verantwoordingsstuk.
Voor bijzondere regelingen, zoals de vrijstellingsregeling, gelden afwijkingen en volstaat soms een vereenvoudigde boekhouding. Wat voor jou geldt, spreek je af met je boekhouder, zie de gids over de boekhouder.
Een creditnota is het document dat een uitgereikte factuur wijzigt en er duidelijk naar verwijst. Ging de oorspronkelijke factuur via Peppol, dan gaat ook de creditnota via Peppol (e-factuur, veelgestelde vragen). Was de oorspronkelijke factuur een pdf, dan mag de creditnota ook een pdf zijn, als de klant dat aanvaardt.
Je bewaart facturen, kopieën, boeken en andere stukken 10 jaar (FOD Financiën). Voor facturen lopen die 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. Voor boeken vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting.
Een ontvangen gestructureerde elektronische factuur bewaar je de hele termijn. Je moet ze altijd in leesbare vorm kunnen voorleggen, bijvoorbeeld als pdf of in een viewer (e-factuur, veelgestelde vragen).
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die je software rechtstreeks naar de software van je klant stuurt. Het is geen afbeelding van een factuur, maar een bestand met gegevens die de computer zelf leest. Sinds 1 januari 2026 gebruiken alle Belgische btw-plichtige ondernemingen ze onderling (e-factuur).
Het bestand gaat via Peppol, een beveiligd netwerk tussen facturatieprogramma's. Het lijkt op een telecomnetwerk: jij bent verbonden via je software, je klant via de zijne. Peppol is het standaardkanaal. Een ander kanaal kan alleen als jij en je klant het afspreken en de Europese norm EN16931 respecteren.
Een pdf per e-mail of via een platform geldt tussen ondernemingen niet meer als factuur. Je mag er vrijwillig een pdf bij sturen, maar wettelijk verplicht is alleen de gestructureerde factuur (e-factuur, veelgestelde vragen). Je klant mag de factuur niet weigeren omdat de pdf ontbreekt. Bijlagen gaan via hetzelfde kanaal, niet apart per e-mail.
De verplichting geldt voor jou als je een actief btw-nummer hebt (e-factuur). Er zijn maar weinig uitzonderingen:
| Situatie | Verzenden via Peppol? | Ontvangen via Peppol? |
|---|---|---|
| Belgische btw-plichtige, normale regeling | Ja | Ja |
| Vrijstellingsregeling | Ja, in principe | Ja |
| Alleen particuliere klanten | Nee, voor de facturen aan hen | Ja |
| Alleen handelingen vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek | Nee | Nee |
| Gefailleerde onderneming | Nee | Ja |
| Forfaitaire btw-regeling, die uiterlijk op 1 januari 2028 uitdooft | Nee | Ja |
| Onderneming zonder vestiging in België, hier alleen voor btw geïdentificeerd | Nee | Nee |
Op 7 april 2026 benadrukte de FOD Financiën dat ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling in principe onder de verplichting vallen (e-factuur). In de media circuleerde een andere lezing. Wij volgen de officiële pagina.
Is een van beide partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge handelingen. Het statuut van je klant zie je in de KBO, de Kruispuntbank van Ondernemingen: onder de rubriek Hoedanigheden staat „Onderworpen aan btw”. Zie ook de KBO-gids.
Kan je klant om technische redenen geen gestructureerde factuur ontvangen, dan hoef je die niet uit te reiken (e-factuur). Je reikt wel een factuur uit, op papier of als pdf. De klant blijft verplicht om zich zonder uitstel in regel te stellen.
Is je leverancier niet klaar, dan mag je de factuur weigeren. Je behoudt je recht op btw-aftrek ook op basis van een factuur in pdf of op papier (e-factuur, veelgestelde vragen). Het risico op een boete ligt bij de leverancier.
De eerste drie maanden van 2026 waren een tolerantieperiode (e-factuur). De FOD Financiën kondigde aan in de eerste drie maanden van 2026 geen boetes op te leggen aan ondernemingen die aantonen dat ze zich tijdig hadden voorbereid. Op 7 april 2026 meldde de administratie dat die periode afgelopen is. Een aparte tolerantie voor self-billing, facturatie door de klant in jouw plaats, liep tot en met 30 juni 2026.
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Je beschikt niet over de technische middelen om gestructureerde facturen te verzenden en te ontvangen, eerste keer | 1.500 euro |
| Tweede overtreding | 3.000 euro |
| Volgende overtredingen | 5.000 euro |
| De factuur ontbreekt, verplichte vermeldingen ontbreken of er staan fouten in | Proportionele boete, volgens tabel C van het koninklijk besluit nr. 41 |
| De factuur vertrekt te laat | Niet-proportionele boete, volgens het koninklijk besluit nr. 44 |
Een overtreding telt pas als tweede als de administratie ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding vaststelt (e-factuur, veelgestelde vragen). In uitzonderlijke gevallen kan de administratie na een analyse van je dossier afzien van een boete.
De overheid voorziet twee fiscale maatregelen voor kleine kmo's en zelfstandigen (e-factuur):
Betaal je een meerprijs op een bestaand abonnement voor e-facturatie, dan komt die meerprijs alleen voor 120% in aanmerking als hij apart op de factuur staat. Hoe je de aftrek in je aangifte toepast, bespreek je met je boekhouder; zie de gids over de boekhouder.
Je hebt software nodig die verbonden is met Peppol en gestructureerde facturen verstuurt en ontvangt. Word of Excel volstaat niet. De FOD Financiën publiceert een lijst met conforme softwaretoepassingen. Die lijst is geen aanbeveling: de overheid beoordeelt en beveelt geen enkel product aan.
Vraag voor je kiest:
Maakt een boekhouder je facturen, stem de oplossing dan met hem af (e-factuur).
In 2026 gaan de gegevens van de factuur nog niet naar de overheid. E-reporting staat in het federale regeerakkoord 2025-2029, met 2028 als timing (e-factuur, veelgestelde vragen). Het is nog geen wet. Eens het er is, vervangt het de jaarlijkse klantenlisting.
Aan een Belgische btw-plichtige onderneming niet: de wettelijke factuur is de gestructureerde, via Peppol. Aan particulieren of buitenlandse klanten kan een pdf, als de klant akkoord gaat.
In principe niet. De FOD Financiën bevestigde op 7 april 2026 dat de verplichting ook voor jou geldt.
Ja, voor de facturen die je van Belgische leveranciers ontvangt. Voor je facturen aan particulieren niet.
Je reikt een creditnota uit die duidelijk naar de foute factuur verwijst. Ging de factuur via Peppol, dan gaat ook de creditnota via Peppol.
Uiterlijk de 15de van de maand na de levering of na de afronding van de dienst.
10 jaar, vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. De pagina van de FOD Financiën geeft één termijn, van 10 jaar.